Verslag van de Bespreking en Stemming over Toekomst Gemeentearchief

Agendapunt 16 betrof het voorstel om financiële middelen beschikbaar te stellen voor de toekomst van het gemeentearchief. De heer Elfrink (Partij van de Arbeid) opende de bespreking als indiener van een van de amendementen. Hij benadrukte dat zijn partij, de SP en Forum voor Democratie vinden dat het archief in Oostburg toegankelijk moet blijven voor inwoners, onderzoekers en heemkundigen. Het amendement van zijn partij werd gezien als een aanscherping van het amendement van het CDA. Elfrink stelde dat het zonde zou zijn om een huidige archief na 10 jaar te slopen en pleitte voor overleg over de grondruilovereenkomst met ZorgSaam. Hij vroeg de raadsleden of zij voor het behoud van het archief op de huidige locatie en in de gemeente Sluis waren.

De heer Willemsen (Sluis lokaal) diende het tweede amendement in. Hij merkte op dat de Partij van de Arbeid het grotendeels met hun punten eens leek te zijn, maar er was een verschil van mening over het direct besluiten dat het archief moest blijven. Willemsen wees op de grondruilovereenkomst met ZorgSaam en de mogelijke impact op een Vitaal Oostburg. Het eerste punt van hun amendement was dan ook om het besluit uit te stellen tot na de bijeenkomst met ZorgSaam op 1 april, om hun standpunt aan te horen. Daarnaast waren zij van mening dat digitalisering sowieso kon starten.

Wethouder Simons gaf namens het college aan de motie van de PVDA, de SP en Forum voor Democratie te ontraden, omdat deze uitstel voorstelde tot na het gesprek met ZorgSaam, wat het college een goed voorstel vond. Echter, het college achtte het niet uitvoerbaar omdat het amendement impliciet de sok en de grok zou ontbinden. Het amendement van Sluis lokaal, VVD en CDA werd door het college als uitvoerbaar gezien.

De heer Kwaak (Lijst Kwaak) merkte op dat de meeste partijen het eens waren met de digitalisering van het bouwarchief en het aansluiten bij het Zeeuwse e-depot. Hij benadrukte dat er geen draagvlak onder de bevolking was voor het verhuizen van het analoge gemeentearchief en dat er veel onzekerheden waren rondom de ontwikkelingen in Oostburg. Hij pleitte voor geen overhaaste beslissingen. Kwaak stelde ook vragen over het verschil in de genoemde kosten in het raadsvoorstel en het amendement, en welke garanties er waren dat het analoge archief niet zonder expliciete instemming van de raad zou worden verplaatst.

De heer Dekker (CDA) bevestigde dat er in de commissie een redelijke consensus was over de digitalisering en aansluiting bij het e-depot. Hij benadrukte dat het analoge archief lastig lag en dat het amendement van Sluis lokaal, VVD en CDA tot stand was gekomen om de beslissing uit te stellen tot na de bijeenkomst met ZorgSaam. Hij adviseerde iedereen dit amendement te steunen om rust en zekerheid te geven.

De heer Beijersbergen (GroenLinks) was voorstander van het zo snel mogelijk overhevelen van het analoge archief naar Middelburg, waar gekwalificeerd personeel en goede omstandigheden aanwezig zouden zijn. Hij gaf aan het meeste te voelen voor het amendement van de coalitie, maar vroeg om meer duidelijkheid over wanneer de situatie duidelijk genoeg zou zijn om een beslissing te nemen, om te voorkomen dat dit een openliggende zenuw zou blijven.

De heer Thomas (VVD) stelde dat de nieuwe archiefwet digitalisering verplichtte en dat Middelburg de geschikte locatie was voor professionele archivering. Hij gaf aan dat het analoge archief nog een brug te ver was en dat de gesprekken met ZorgSaam afgewacht moesten worden. De “duidelijkheid” waar de heer Beijersbergen naar vroeg, zou na die gesprekken tentoongespreid moeten worden, waarna een besluit over het analoge archief genomen kon worden.

De heer Eversdijk (SP) gaf aan het amendement van de Partij van de Arbeid en zijn partij te zullen steunen en zette het andere amendement op de reservebank. Hij vond dat het archief bij de gemeente Sluis en haar inwoners hoorde en niet naar Middelburg verplaatst moest worden.

De heer Willemsen (Sluis lokaal) reageerde op de heer Beijersbergen en gaf aan dat zijn partij benieuwd was of ZorgSaam al concrete plannen had met de geruilde grond. Zelfs met de grondruilovereenkomst, achtte hij het beter om af te wachten wat ZorgSaam te zeggen had, om geen onomkeerbare beslissing te nemen. Hij hoopte dat de kwestie na de bijeenkomst met ZorgSaam in de volgende raad terug zou komen voor een definitieve beslissing.

De heer Dekker vulde de heer Willemsen aan door te stellen dat de duidelijkheid lag in de vraag of de grondruil doorging en hoe betrouwbaar ZorgSaam was in deze deal.

Na de eerste termijn beantwoordde wethouder Simons een vraag van mevrouw Poissonnier-Dekker (Nieuw Gemeentebelang) over de beslissingsbevoegdheid van de raad. Hij bevestigde dat het college een voorgenomen besluit had genomen, maar dat de raad de eindbeslissing had. Op een vraag van mevrouw Poissonnier-Dekker over het verschil in de genoemde bedragen, gaf de wethouder aan dat hij de 495.000 niet zag, maar wel de 475.000. Hij legde uit dat de voorbereidingskosten voornamelijk voor het bouwarchief waren en dat een archiefverhuizing minimaal 10 maanden nodig had, vandaar de datum van 22 mei als mogelijke deadline voor een besluit.

Na de tweede termijn werd overgegaan tot de stemming.

Stemming:

• Het eerste amendement, ingediend door de Partij van de Arbeid, SP en Forum voor Democratie, is verworpen met 7 stemmen voor en 10 stemmen tegen.
• Het tweede amendement, ingediend door Sluis lokaal en CDA, is aanvaard met 16 stemmen voor en 1 stem tegen.
• Het geamendeerde voorstel, zijnde het oorspronkelijke voorstel gewijzigd door het aangenomen tweede amendement, is aanvaard met 14 stemmen voor en 3 stemmen tegen.

Aldus is besloten om het voorstel ten aanzien van het gemeentearchief te wijzigen conform het tweede amendement en dit geamendeerde voorstel aan te nemen. Dit betekent dat er voorlopig geen besluit wordt genomen over de verplaatsing van het analoge archief, in afwachting van de bijeenkomst met ZorgSaam. Wel zal er gestart worden met de digitalisering van het bouwarchief en de aansluiting van het digitale archief bij het Zeeuwse e-depot.